Капитал ИТ

Составлять бюджет и придерживаться его исполнения - одно из тех занятий у которого вряд ли найдется много фанатов. Однако, такая репутация у процесса бюджетирования сложилась явно незаслуженно. Бюджет - финансовая инструкция по достижению целей вашего бизнеса, а хорошую документацию, тем более финансовую, всегда полезно иметь под рукой.

Бюджет - это не статический отчет, а документ который меняется со временем и реагирует на события. Хороший бюджет способен предсказывать будущее. Финансовое будущее. Основой для бюджета служит информация о прошлых и текущих финансовых транзакциях.

По смыслу, бюджет для бизнеса - это прогноз на определенный период времени для всех источников дохода и всех видов расходов. Весь бюджет составляется на какой-то продолжительный срок и разбивается на более короткие контрольные периоды. После окончания каждого такого периода проводится сравнение и, если необходимо, подстройка бюджета под изменившиеся обстоятельства.

Какой срок лучше выбрать для контрольного периода и бюджета в целом? Естественно, это индивидуально и зависит как от задач и специфики бизнеса, так и от возможностей и способности к прогнозам вообще. Кроме стандартных и общепонятных календарных периодов (год, квартал, месяц и неделя) часто используют, например, декады.

Как составить бюджет

Всякую активность мысли при составлении бюджета можно свести, по большому счету, к трем ключевым вопросам. Ответы на эти вопросы и станут бюджетом, а подробные и правильные ответы - станут хорошим и полезным бюджетом.

Вопросы задаются такие:

1. Какую величину чистой прибыли должен принести бизнес за тот период, на который составляется бюджет?
2. Сколько будет стоить создание такого количества чистой прибыли?
3. Каким должен быть минимальный размер дохода, который покрыл бы затраты из пункта 2 и оставил бы прибыль в размере из пункта 1?

Для ответа на эти вопросы, необходимо иметь какие-то соображения относительно будущих доходов. Как правило такие соображения рождаются из прогноза продаж на будущий период. Информация о расходах, т.е. о том, во сколько обойдется поддержать такой объем продаж будет тем качественнее, чем лучше человек, составляющий бюджет, разбирается в этом конкретном бизнесе.

На практике, для небольшого бизнеса, бюджет доходов прогнозируют как величину желаемого дохода - такого дохода, который хотелось бы получить в за весь бюджетный период. Затем, определяют операционные затраты, рассчитывают величину валовой прибыли и оценивают остаток чистой прибыли, которым можно будет воспользоваться.

Оценка, в том числе, включает в себя умножение на некоторый коэффициент, величину которого получают расчетным путем, или выводят его, основываясь на опыте прошлых периодов. Смысл этого коэффициента - учесть затраты на долгом пути, который проделывает заработанная прибыль c банковского расчетного счета компании до наличных на руках, или до личного банковского счета. Естественно, это налоги, расходы на банковское обслуживание, возможно, транспортные расходы и разнообразные другие способы потратить деньги.

Как пользоваться

Во-первых, сам процесс разработки бюджета ценен по той причине, что заставляет думать о событиях, которые могут наступить и помешать достижению запланированных финансовых целей. Если о возможности наступления таких событий известно заранее, есть время подумать о запасных стратегиях на эти случаи.

Во-вторых, есть возможность оценивать достигнутые результаты, сравнивая с конкретными запланированными показателями, и принимать меры, если что-то идет не так, как хотелось. Для этого в конце контрольных периодов расходы, доходы и другие бюджетные показатели сравниваются с фактическими цифрами.

После того как сформулированы статьи бюджета и определены денежные показатели по этим статьям, остается на регулярной основе регистрировать данные о фактических поступлениях и расходах.

Естественно, накопление фактической информации и все расчеты, необходимые для таких сравнений, рационально поручить любимым бизнес-приложениям. Электронные таблицы (раньше можно было написать Excel - сегодня уже не политкорректно, есть ведь и GoogleDocs, например), программы типа 1С:Управляющий или популярные онлайн-сервисы по учету финансов с радостью возьмутся за такую работу.

Точно известно, что реальная ситуация будет не соответствовать вашим ожиданиям. Если сравнение и анализ фактических данных с бюджетными показывают устойчивые расхождения, значит ситуация меняется и уже не соответствует той, которая была на момент составления бюджета. Опираясь на эту информацию можно, и нужно, корректировать бюджет на соответствующие этим изменениям суммы. Такая гибкость делает бюджет практичным. Регулярно обновляемый, он поможет следить, например, за денежным потоком - кэш-флоу, показывая когда и в каких местах ваши затраты превышают доходы.

Если нужны подробности

В организациях с состоявшимся бюджетным процессом Главный Бюджет (именно так, с большой буквы) состоит из пяти основных бюджетов, которые составляются в виде отдельных документов:

1. Бюджет доходов и расходов (БДР)
2. Бюджет движения денежных средств (БДДС)
3. Бюджет балансового листа (ББЛ)
4. Детализированный бюджет расходов
5. Бюджет труда и зарплаты.

В дополнение к этому списку, если есть необходимость, составляют операционные бюджеты. Это, например, такие документы как: бюджет продаж, бюджет коммерческих расходов, капитальных вложений и другие. Используют их как для уточнения основных бюджетов, так и сами по себе как инструмент финансового планирования и контроля для отдельных участков бизнеса.

Для начала, и в простых случаях используется, как раз, бюджет движения денежных средств (БДДС) - это практично и дает хороший видимый эффект.

Более сложный для расчета, но не менее полезный, это бюджет балансового листа, или прогнозный баланс. Следить за балансом, вообще, полезно - на эту тему было и в статье Баланс. Читаем по слогам. А уметь планировать изменения баланса и иметь возможность контролировать отклонения отдельных статей полезней вдвойне.

Вывод напрашивается сам собой: такие упражнения как составление бюджета, регулярное обновление финансовых записей и подстройка по результатам этих записей бюджетных показателей будут поддерживать финансовое здоровье вашего бизнеса на хорошем уровне.

Почему бюджет?

Слово произошло от латинского bulga (маленький мешок или рюкзак). В виде старонормандского bougette (кошель, кожаный мешок) попало на Британские острова и современный финансовый смысл получило в Англии, примерно, в начале восемнадцатого века. Необычные для того времени парламентские слушания на тему о том, как наполнить государственную казну, стали по-модному и с иронией называть "раскрытием кошелька" (budget is opened) - всем становилось понятно сколько денег будет в государственном мешке и откуда они возьмутся. Постепенно из политического жаргона бюджет (budget) превратился в финансовый термин, с определением, как раз подходящим, чтобы закончить этот текст:

Бюджет - план, отражающий ожидаемые результаты и распределяемые ресурсы в количественной форме. Служит в качестве контрольного эталона.

Бюджетирование - технология финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов, получаемых от бизнеса, которая позволяет анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели.

Можно еще почитать, что написано про бюджет в Википедии, историческая справка есть на World Wide Words: Budget и о том, как бюджетировать по-серьезному здесь.